ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y CENTRO DE COSTOS

1. Estructura de la Organización

La estructura organizacional es el marco en el que se desenvuelve una organización, es decir, es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Por tal razón, la finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas y que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima en el logro de objetivos para alcanzar las metas fijadas en la planificación.


Elementos de la organización: (requerimientos)

· Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

· Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

· Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.

· Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada.


2.Misión, visión y valores corporativos

2.1. Misión de la organización


Responde a la pregunta, ¿Para qué existe la organización?, es decir, indica a qué negocio se dedica la organización, qué necesidades y servicios cubre, en qué mercado se desarrolla y la imagen pública de la organización. Es lo que pretende cumplir en su entorno, lo que pretende hacer, y para quién lo va hacer.


2.2. Visión de la organización


Responde a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización a futuro?, es decir, describe la situación futura a la que se desea llegar. El propósito de la visión es guiar, controlar y alertar en conjunto a toda la organización en cumplir su objetivo o estado deseable, con base a las nuevas tecnologías, las necesidades y expectativas cambiantes e los clientes, y de las nuevas condiciones del mercado.


2.3. Valores Corporativos


Es el conjunto de principios, creencias, reglas por las que se regula la organización. Es el marco de referencia que inspira y regula la vida de la organización.


3. Proceso administrativo de planeación y control, clases, herramientas, y características.

Proceso administrativo: Es una de las partes fundamentales de la empresa en donde su gestión y manejo le corresponde al gerente y hace referencia al planeamiento y organización de la estructura de órganos y cargos que tiene ésta. A través de éste se logran objetivos previamente establecidos, mediante la racionalidad de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.


Se consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Clases: Las conforman cuatro funciones básicas, así:

· Planeación: Consiste en la definición de objetivos, la elección de tareas a ejecutar, estableciendo la medida de tiempo para indicar el momento en el que se debe ejecutar, la ordenación de recursos materiales y humanos, la cantidad y calidad.

· Organización: Corresponde a la asignación de tareas, es decir, a la distribución del trabajo y las obligaciones en forma equitativa y lógica entre los empleados, colaboradores y filiales de la empresa; se seleccionan proveedores, empresas distribuidoras etc. Las tareas deben ser diseñadas de tal forma que el rendimiento individual contribuya al éxito general de la empresa.

· Dirección: Es el elemento dinámico del proceso administrativo, en el que dentro de las responsabilidades del jefe está la de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar a los empleados al cumplimiento de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración, con el fin de incrementar la productividad.

· Control: Es todo el conjunto de disposiciones incluidas dentro de las normas de la empresa, para reunir información que mida el desempeño actual de la organización, previniendo a su vez, errores y fallas, proveer información segura, proteger sus bienes, promover su eficiencia y determinar si debe ser modificada para satisfacer los estándares de preestablecidas

Herramientas:

1. Planificación:

a. Matriz Dofa
b. Plan de Acción
c. Presupuesto
d. Cronograma o Diagrama de Gantt

2. Organización:

a. Organigrama

b. Descripción de Cargos

c. Manual de Procedimientos

d. Políticas internas

3. Dirección:
a. Liderazgo:

· Decisiones
· Motivaciones
· Sanciones

b. Delegar responsabilidades

4. Control:
a. Lista de Chequeo (Check List)
b. Indicadores
c. Supervisión
d. Auditorías
e. Arqueo de Caja
f. Análisis de Cuentas
g. Análisis de Estados Financieros
h. Evaluación del cumplimiento de metas

Planeación estratégica

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Es el arte y ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones inter-funcionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

Una buena estrategia debe:

-Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.

-Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada
-Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.