DOCUMENTACIÓN ENFOCADA EN LO CONTABLE (Temas guía 2)

CONCEPTO DE COMPILACIÓN

La recopilación documental es un instrumento o técnica de investigación social cuya finalidad es obtener datos e información a partir de documentos escritos y no escritos, susceptibles de ser utilizados dentro de los propósitos de una investigación en concreto.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 

INTERNOS Y EXTERNOS AL PROCESO

1.1 Manejo de documentos internos:

En toda organización se implementa un control y manejo de la información que garantice la adecuada manipulación de cada documento y sus datos contenidos; algunos documentos usados internamente son las cartas, libros bases de datos, formatos asistencia, formatos sencillos de control calidad entre  otros muchos; su almacenaje y manipulación dependen del tipo de documento y su vida útil.

1.2 Manejo de documentación externa:

Es un proceso totalmente diferente el que se le da a los documentos manejados externamente, existen

desde simples formatos de manejo de datos básicos hasta elaboradas hojas membretadas y con códigos especiales que permiten dar un grado de seguridad y control a la información, entre estos podemos encontrar órdenes de factura, recibos de consignaciones, certificaciones entre otros. La mayoría de estos documentos son empleados para informar a los demás sobre temas específicos y de interés general.

2. SISTEMAS DE COMPILACIÓN Y TABULACIÓN DE INFORMACIÓN METODOLOGÍAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El sistema de información contable (AIS) ejecuta las aplicaciones de contabilidad de la empresa, estas aplicaciones se caracterizan por un elevado volumen de procesamiento de datos que consiste en cuatro tareas principales:

2.1 Recolección de datos

2.2 Manipulación de datos

2.3 Almacenamientos de datos

 

2.4 Preparación de documentos

Es una línea tan sencilla como dar un orden a los soportes o tan compleja como generar todo un protocolo para realizar la manipulación del documento, inicialmente se obtiene el documento en el medio que permita su lectura, segundo se analiza su contenido, luego se verifica la información dependiendo de la misma, se genera una copia de seguridad y posteriormente se archiva según protocolo o norma y finalmente se da destino si aplica al documento.

 FERNANDO NAVARRETE RINCÓN